1. Préparation du contrat, traitement administratif et paquet d’accueil
- Le business remplit le document « Création de contrat ».
- HRR (recruitment) collecte les informations personnelles du nouveau collaborateur et les transmet à HR Payroll pour la création du contrat. HRR suit le processus et s’assure que tous les documents nécessaires sont envoyés.
- HR Payroll établit le contrat et les annexes et commande le matériel nécessaire.
- HR Payroll rassemble le matériel et les documents dans le paquet d’accueil. Le paquet d’accueil est envoyé au dépôt. Si des documents ou du matériel manquent, ils seront envoyés via le système des « boîtes vertes ».
- HRR informe le travailleur que certaines formations en ligne sont obligatoires et qu’il/elle recevra un e-mail de L&D à ce sujet. Ces formations en ligne sont des modules dans KTS (Krinkels Training System).
- HRR informe L&D (HR Learning & development) qu’un nouveau collaborateur va commencer. L&D envoie alors un e-mail au travailleur avec l’accès aux modules d’e-learning. L&D génère un rapport mensuel pour assurer le suivi.
- Le collaborateur doit avoir complété les e-learnings en ligne avant son premier jour de travail !
2. Communication et accueil du nouveau collaborateur
- Le business (BU) contacte le collaborateur, planifie l’accueil et fournit les informations sur le premier jour de travail (où, quand, qui, …).
- Lors de l’accueil, le BU suit la checklist « Accueil ouvrier». Cette checklist sert de guide pour l’intégration et contient un aperçu de :
- Documents à signer.
- Documents à passer en revue.
- Informations à communiquer au nouveau collaborateur
- Le collaborateur signe tous les documents et reçoit ses documents signés, ses vêtements et ses EPI.
- Lors de l’accueil, la BU vérifie si le collaborateur a complété les formations de sécurité en ligne :
- Oui : Le collaborateur peut commencer !
- Non : La BU lance immédiatement la formation en ligne « Travailler en toute sécurité chez Krinkels » pour le collaborateur.
Ce processus garantit que chaque nouveau travailleur est correctement intégré et remplit toutes les exigences administratives et pratiques pour un démarrage réussi.