Annexe 9 : Politique de dénonciation
Objectif
Krinkels maintient les normes les plus élevées en matière d’éthique commerciale et de respect de la loi. C’est pourquoi il est très important pour Krinkels que des procédures internes soient mises en place pour permettre de signaler de manière responsable et efficace les fautes réelles ou présumées commises dans le cadre des activités commerciales de Krinkels, tout en protégeant la personne qui fait le signalement contre les représailles.
À cette fin, Krinkels met en place un canal de reporting interne par l’intermédiaire du gestionnaire des signalements qui est chargé d’obtenir et de traiter les rapports.
Cette procédure de rapport interne et de suivi a été mise en place après consultation et en concertation avec les partenaires sociaux. En plus de ce canal de rapport interne, le déclarant peut également faire un rapport externe aux autorités compétentes ou une divulgation. Toutes les procédures sont expliquées ci-dessous.
Qui peut faire un signalement?
Toute personne employée par Krinkels dans le cadre d’un contrat de travail peut faire un signalement et bénéficier de la protection offerte par la loi à cet effet.
Que pouvez-vous signaler ?
Un dénonciateur peut signaler un comportement illégal, déloyal ou illicite, tel que (mais sans s’y limiter)
- Un crime ou un délit ;
- Une violation des lois et règlements applicables ;
- Une violation des obligations contractuelles de Krinkels ;
- Protection de l’environnement ;
- Violation des codes de conduite, du code d’éthique et/ou d’autres politiques et procédures ;
- Tout autre type de comportement contraire à l’éthique ou malhonnête ;
Pour signaler un comportement transfrontalier, il existe une procédure distincte à suivre et nous nous référons à l’annexe 8 de la réglementation du travail.
De quelle protection bénéficie le dénonciateur?
Les procédures de signalement décrites ci-dessous sont organisées de manière à garantir une sécurité maximale et à protéger la confidentialité et le secret de l’identité de l’auteur du signalement, du rapport et de toute tierce partie citée.
Le déclarant est protégé contre les représailles, les menaces et les tentatives de représailles. En cas de signalement anonyme, vous serez protégé si vous êtes identifié.
Les représailles interdites sont les suivantes :
- Suspension, mise à la retraite temporaire, licenciement ou autre mesure similaire ;
- Dégradation ;
- Transfert de tâches, changement de lieu de travail, réduction des salaires, modification des horaires de travail ;
- Note de performance négative ;
- imposer ou appliquer une mesure disciplinaire, un blâme ou une autre sanction, comme le prévoit le règlement du travail
- Non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire.
Si de telles représailles sont exercées, Krinkels doit être en mesure de prouver que les représailles exercées n’ont pas de lien avec la déclaration faite.
Les collègues qui apportent un soutien actif à l’auteur du signalement au cours de la procédure de signalement bénéficient de la même protection.
Conditions de protection
Les conditions suivantes doivent être remplies pour bénéficier de cette protection :
- Le déclarant avait des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées sur les violations au moment de la déclaration étaient exactes et qu’elles entraient dans le champ d’application de la loi ;
Tout déclarant doit agir de bonne foi. Le fait de rapporter ou de divulguer intentionnellement de fausses informations est interdit et puni par le code pénal.
Durée de la protection
Le déclarant est protégé contre le licenciement pendant 3 ans. S’il peut prouver qu’il est néanmoins victime de représailles injustes, il peut demander une indemnisation spécifique prévue par la loi.
1.1 PROCÉDURE DE RAPPORT INTERNE
Comment pouvez-vous signaler ?
Toutes les notifications doivent être adressées directement au gestionnaire des signalements. Vous pouvez joindre le gestionnaire des signalements par téléphone tous les jours ouvrables entre 9 heures et 17 heures. Vous trouverez les coordonnées du gestionnaire des signalements à l’annexe 3 du présent règlement de travail. Vous pouvez toujours contacter le gestionnaire des signalements pour plus d’informations, mais une notification doit être faite directement au gestionnaire:
- par écrit, par courrier à l’adresse suivante : alerte@krinkels.be
Ces courriers ne sont accessibles qu’au gestionnaire des signalements;
OU
- verbalement, lors d’une conversation avec le gestionnaire des signalements;
OU
- par courrier en écrivant à l’adresse :
Krinkels NV – A l’attention du gestionnaire des signalements
Boulevard Auguste Reyers 80
1030 Bruxelles
Les rapports doivent être aussi précis que possible : qui, quoi, où, quand, avec toutes les pièces jointes ou informations complémentaires.
Lorsqu’il signale une infraction, le déclarant est libre de décliner ou non son identité.
Si une conversation a eu lieu avec gestionnaire des signalements, un rapport peut être rédigé avec le consentement du déclarant, qu’il peut vérifier, corriger et signer pour approbation. Le déclarant peut également indiquer au cours de cette conversation qu’il souhaite rester anonyme et son nom ne figurera alors pas dans le rapport.
Confirmation de la réception
Le déclarant reçoit un accusé de réception du rapport de la part du gestionnaire des signalements dans les 7 jours suivant la réception du signalement. Bien entendu, cela n’est possible que si le rapport n’est pas anonyme.
Suivi
Le gestionnaire des signalements est chargé du suivi de la notification et du maintien de la communication avec le déclarant. Si nécessaire, il peut demander des informations supplémentaires au notifiant.
Le gestionnaire des signalements vérifie l’exactitude des allégations formulées dans le rapport et examine s’il peut remédier à la violation signalée, y compris par des mesures telles que : une enquête préliminaire interne, une enquête, des poursuites judiciaires, …
Le gestionnaire des signalements est tenu de fournir un retour d’information au notifiant dans un délai raisonnable et au plus tard trois mois après la réception de la notification.
Quelle est la responsabilité du gestionnaire des signalements ?
- La confiance est la valeur fondamentale. Pour s’en assurer, le gestionnaire des signalements est tenu à une confidentialité particulière dans l’intérêt du déclarant.
- Le gestionnaire des notifications est tenu de consigner les notifications dans un registre. Tout traitement de la notification est effectué conformément au GDPR. Les personnes non autorisées n’ont pas accès au registre. Les rapports ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire pour l’enquête et la remédiation du rapport.
- Le gestionnaire des signalements prépare une fois par an un rapport annuel anonyme. Les membres du MT reçoivent ce rapport annuel pour information.
Au sein de Krinkels, nous voulons encourager la procédure de signalement interne et espérons décourager les signalements et/ou divulgations externes grâce à cette procédure.
1.2 PROCÉDURE NOTIFICATION EXTERNE
Où pouvez-vous faire votre déclaration ?
Le déclarant peut également communiquer au médiateur fédéral ou aux autorités compétentes chargées du contrôle de la législation des informations sur les infractions relatives aux domaines énumérés ci-dessus.
La notification externe est appropriée dans les cas suivants :
- S’il est impossible de remédier efficacement à la violation par le biais de la procédure de signalement interne
OU
- Le déclarant estime qu’il risque de subir des représailles dans le cadre de la procédure de signalement interne.
Comment pouvez-vous signaler ?
OU
OU
- Le déclarant peut également prendre rendez-vous par e-mail integriteit@federaalombudsman.be ou appeler le 02 289 27 04 (du lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 13h à 17h) pour faire un rapport verbal.
OU
- Par courrier à l’adresse :
Centre d’intégrité Médiateur fédéral
Leuvenseweg 48 bte 6
1000 Bruxelles
Quelles sont les responsabilités du médiateur fédéral ?
- Traiter les rapports externes et examiner leur recevabilité ;
- Transmettre la notification aux autorités compétentes si elle remplit les conditions prévues par la loi ;
- Assurer le suivi du rapport externe en l’absence d’une autorité compétente et prendre contact avec l’auteur du rapport pour lui fournir un retour d’information ou lui demander un complément d’information, le cas échéant ;
- Assurer la protection visée par la loi ;
- Fournir au déclarant des informations complètes et indépendantes sur la protection offerte par la loi ;
- Garder secrète l’identité du déclarant ;
- Garantir tout traitement de la notification conformément au GDPR ;
- Consigner les rapports dans un registre. Le registre respecte les exigences de confidentialité.
1.3 DIVULGATION
Qu’est-ce que la divulgation ?
La divulgation consiste à rendre publiques les informations relatives à une infraction.
Conditions spécifiques de protection :
La protection de cette forme de notification n’est possible que si
- Le dénonciateur a d’abord fait un rapport interne et/ou externe qui n’a pas été suivi d’effet.
ET
- Le dénonciateur a des raisons de le croire :
- La violation peut représenter un danger imminent ou évident pour l’intérêt public,
OU
- Il existe un risque de représailles en cas de signalement externe et/ou il est peu probable qu’il soit remédié efficacement à la violation en raison des circonstances particulières de l’affaire. On pense ici à la possibilité que des preuves soient retenues et/ou simplement détruites, ou que l’autorité soit de connivence avec l’auteur de l’infraction ou qu’elle soit impliquée dans l’infraction.
Nous tenons à souligner que la divulgation d’informations trompeuses et/ou erronées susceptibles de porter préjudice à Krinkels est punie par la loi !
