Bijlage 9: Intern meldpunt – Klokkenluiderswetgeving

Doelstelling

Krinkels hanteert de hoogste normen op het gebied van bedrijfsethiek en naleving van de wetgeving. Het  is daarom van groot belang voor Krinkels dat er interne procedures zijn die toelaten om op een verantwoorde en doeltreffende wijze melding te maken van feitelijk of vermoedelijk wangedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van Krinkels, waarbij de melder beschermd blijft tegen vergeldingsacties.

Hiervoor zet Krinkels een intern meldkanaal op via de meldingsbeheerder, die belast is met het verkrijgen en behandelen van de meldingen.

Deze procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners. Naast dit interne meldingskanaal, kan de melder ook een externe melding bij de bevoegde autoriteiten of een openbaarmaking doen. Alle procedures worden hieronder uitgelegd.

Wie kan melden?

Elke persoon die bij Krinkels werkzaam is via een arbeidsovereenkomst, kan een melding doen en genieten van de bescherming die de wet hem in die zin aanbiedt.

Wat kan je melden?

Een klokkenluider kan illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag melden, zoals (maar niet beperkt tot)

–     Een misdrijf of overtreding;

–     Een inbreuk op de toepasselijke wet- en regelgeving;

–     Een schending van de contractuele verplichtingen van Krinkels;

–     Bescherming van het milieu;

–     Schending van de gedragscodes, ethische code en/of andere beleidsregels en procedures;

–     Elk ander soort onethisch of oneerlijk gedrag;

Voor het melden van grensoverschrijdend gedrag, is een aparte procedure te volgen en verwijzen we naar bijlage 8 van het arbeidsreglement.

Welke bescherming geniet de melder?

De hieronder beschreven meldingsprocedures zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.

De melder is beschermd tegen represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

De verboden represailles zijn:

1. Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. Degradatie;
3. Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4. Negatieve prestatiebeoordeling;
5. Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals voorzien in het arbeidsreglement
6. Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst.

Indien dergelijke represailles worden genomen, moet Krinkels kunnen aantonen dat de genomen represailles geen verband houden met de gedane melding.

De collega’s die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure genieten van dezelfde bescherming.

Voorwaarden voor de bescherming

De volgende voorwaarden dienen vervuld te zijn om van deze bescherming te genieten:

–     De melder had gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt;

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken is verboden en wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

Duurtijd van de bescherming

De melder is gedurende 3 jaar beschermd tegen ontslag. Indien hij/zij kan aantonen dat hij/zij toch het slachtoffer is van oneerlijke represailles, kan hij/zij aanspraak maken op een specifieke schadevergoeding zoals voorzien in de wet.

 

1.1   PROCEDURE INTERNE MELDING

Hoe kan je melden?

Alle meldingen dienen rechtstreeks te gebeuren aan de meldingsbeheerder. Je kan de meldings-beheerder elke werkdag tussen 9u tot 17u telefonisch bereiken. Je vind de contactgegevens van de meldingsbeheerder in bijlage 3 van dit arbeidsreglement. Je kan de meldingsbeheerder steeds contacteren voor meer informatie maar een melding dient:

1. schriftelijk via mail te gebeuren op het volgende mailadres: klokkenluider@krinkels.be

Deze mails zijn enkel toegankelijk voor de meldingsbeheerder;

OF

2. mondeling via een gesprek met de meldingsbeheerder;

OF

3. per post via een schrijven naar het adres:

Krinkels NV – T.a.v. meldingsbeheerder

Auguste Reyerslaan 80

1030 Brussel

De meldingen moeten zo concreet mogelijk worden omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.

Bij het melden van een inbreuk is de melder vrij om al dan niet zijn identiteit de vermelden.

Indien er een gesprek heeft plaatsgevonden met de meldingsbeheerder, kan er mits toestemming van de melder, een verslag worden opgemaakt die hij/zij kan controleren, corrigeren en ondertekenen ter goedkeuring. De melder kan tijdens dit gesprek ook aangeven dat hij anoniem wenst te blijven en dan zal zijn/haar naam niet in het verslag worden opgenomen.

Ontvangstbevestiging

De melder krijgt van de meldingsbeheerder een ontvangstbevestiging van de melding binnen 7 dagen na ontvangst van de melding. Uiteraard is dit enkel mogelijk indien de melding niet anoniem is.

Opvolging

De meldingsbeheerder is belast met de opvolging van de melding en met het onderhouden van de communicatie met de melder. Zo nodig kan de meldingsbeheerder bijkomende informatie opvragen bij de melder.

De meldingsbeheerder controleert de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaat na of hij/zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, …

De meldingsbeheerder is verplicht de melder feedback te geven binnen een redelijke termijn en dit ten laatste 3 maanden na de ontvangstmelding.

Welke verantwoordelijkheid heeft de meldingsbeheerder?

–     Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, is de meldingsbeheerder gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.

–     De meldingsbeheerder is gehouden om de meldingen te noteren in een register. Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet-gemachtigde personen hebben geen toegang tot het register. Meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor het onderzoek en de remediering van de melding.

–     De meldingsbeheerder stelt éénmaal per jaar een anoniem jaarverslag op. De leden van het MT ontvangen dit jaarverslag ter informatie.

Binnen Krinkels willen we de procedure interne melding aanmoedigen en hopen via het aanbieden van deze procedure de externe meldingen en/of openbaarmakingen te ontmoedigen.

 

1.1   PROCEDURE EXTERNE MELDING

Waar kan je melden?

De melder kan ook aan de federale ombudsman of aan de bevoegde autoriteiten verantwoordelijk voor het toezicht op wetgeving informatie meedelen over inbreuken met betrekking tot de hierboven opgesomde gebieden.

De externe melding is aangewezen in de volgende gevallen:

–     Indien het onmogelijk is de inbreuk op efficiënte wijze te verhelpen via de interne meldingsprocedure OF

–     De melder van mening is dat hij een risico op represailles loopt via de interne meldingsprocedure.

Hoe kan je melden?

–     Via het meldingsformulier te vinden op website www.federaalombudsman.be OF

–     Via e-mail: integriteit@federaalombudsman.be OF

–     De melder kan ook een afspraak maken via mail integriteit@federaalombudsman.be of kan bellen naar het nummer 0800 99 961 (van maandag tot en met vrijdag van 9u tot 12u30) om een mondelinge melding te maken OF

–     Per post via het adres:

Centrum Integriteit Federale Ombudsman

Leuvenseweg 48 bus 6

1000 Brussel

Welke verantwoordelijkheid heeft de federale ombudsman?

–     De externe meldingen behandelen en de ontvankelijkheid ervan onderzoeken;

–     De melding overmaken aan de bevoegde autoriteiten indien deze voldoet aan de in de wet gestelde voorwaarden;

–     De opvolging van de externe melding verzekeren bij afwezigheid van een bevoegde autoriteit en contact te onderhouden met de melder om desgevallend feedback te geven of om meer informatie te verzoeken;

–     Het verzekeren van de bescherming bedoeld in de wet;

–     De melder volledige en onafhankelijke informatie verstrekken over de bescherming die door de wet wordt geboden;

–     De identiteit van de melder geheimhouden;

–     Elke verwerking van de melding in overeenstemming met de GDPR garanderen;

–     Meldingen noteren in een register. Het register beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten.

 

1.1   OPENBAARMAKING

Wat is de openbaarmaking?

De openbaarmaking is het publiek toegankelijk maken van informatie over een inbreuk.

Specifieke voorwaarden voor de bescherming:

Bescherming voor deze vorm van melding is alleen mogelijk indien:

–     De klokkenluider eerst een interne en/of externe melding heeft gedaan waaraan geen gevolg is gegeven

EN

–     De klokkenluider redenen heeft om aan te nemen dat:

• De inbreuk een dreigend of duidelijk gevaar voor het openbaar belang kan vormen,

OF

• Er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat en/of dat het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen omwille van de bijzondere omstandigheden van de zaak. Men denkt hierbij aan de mogelijkheid dat bewijsmateriaal wordt achtergehouden en/of eenvoudigweg vernietigd, of dat de autoriteit samenspant met de inbreukpleger of bij de inbreuk betrokken is.

We willen er wel op wijzen dat het openbaar maken van misleidende en/of foute informatie die schade kan berokkenen aan Krinkels strafbaar is!